Geldend per 12 juli 2022
In dit privacystatement leggen we uit hoe de vereniging Marktfaciliteringsforum en Beheerder Afsprakenstelsel (BAS) BV jouw persoonsgegevens veilig verwerken in overeenstemming met wet- en regelgeving.
Wie is MFF?
Nederland heeft een vrije energiemarkt. Er is sprake van zelfregulering: zonder tussenkomst van de overheid bepalen de marktpartijen gezamenlijk de eigen marktprocessen, onder toezicht van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Bij het ontwikkelen, optimaliseren en invoeren van marktprocessen speelt de vereniging MFF een centrale rol. MFF is een vereniging die de verschillende marktrollen verbindt. De leden zijn allerlei partijen uit de energiemarkt, waaronder de energieleverancier, de regionale netbeheerder, de landelijke netbeheerder, prijsvergelijker, consumentenorganisaties, de programmaverantwoordelijke en de meetverantwoordelijke. Een eenduidige en efficiënte samenwerking tussen de leden bevordert de betrouwbaarheid, duurzaamheid en betaalbaarheid van de Nederlandse energievoorziening inclusief bijbehorende data-uitwisseling. MFF verwerkt geen persoonsgegevens van consumenten met een energiecontract.
Wie is BAS?
BAS heeft als doel om de afspraken die zijn gemaakt in het MFF op te volgen, uit te voeren en te monitoren. Tevens ondersteunt BAS BV de vereniging MFF bij het uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten.
Privacyvisie MFF en BAS
Om onze taken uit te voeren is het noodzakelijk dat MFF en BAS persoonsgegevens van bijvoorbeeld leden en medewerkers verwerken. We zien het als onze plicht om privacy en gegevensbescherming zo goed mogelijk te borgen. We houden ons aan de wettelijke toelaatbaarheid van het gebruik van persoonsgegevens.
Contactgegevens
Beheerder Afsprakenstelsel (BAS) BV
KvKnr 84811439
Vereniging Marktfaciliteringsforum
KvKnr 86027379
Van Asch van Wijckstraat 55
3811 LP Amersfoort
Telefoon: 033 – 303 7320
E-mail: secretariaat@mffbas.nl
Wie verwerkt de persoonsgegevens?
MFF is verantwoordelijke voor haar verwerkingen van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG), de Europese wetgeving in het kader van privacy- en gegevensbescherming. MFF bepaalt welke persoonsgegevens verwerkt worden, hoe dat gebeurt en waarom. MFF is verantwoordelijk voor een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens en de overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. MFF heeft haar administratie uitbesteed aan BAS.
BAS is verantwoordelijke voor haar verwerkingen van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG), de Europese wetgeving in het kader van privacy- en gegevensbescherming. BAS bepaalt welke persoonsgegevens verwerkt worden, hoe dat gebeurt en waarom. BAS is verantwoordelijk voor een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens en de overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. BAS is ook verwerker voor MFF.
Wat is een verwerking van persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is informatie over iemand of informatie die naar één persoon te herleiden is. ́Verwerken ́ is alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Ook het louter raadplegen van persoonsgegevens is een verwerking.
Waarom, hoe en wat verwerkt MFF en BAS?
Zowel MFF als BAS verwerken persoonsgegevens om hun taak, uiteengezet in de inleiding, zo goed mogelijk uit te voeren. Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt op verschillende manieren. Alle doeleinden voor de verwerkingen zijn in lijn met de uitvoering van de taken van MFF en BAS. Voor een rechtmatige verwerking is één van de zes wettelijke grondslagen voor verwerking nodig (artikel 6 lid 1 AVG). Hieronder wordt uitgelegd voor welke doeleinden MFF en BAS persoonsgegevens verwerken, op welke rechtsgronden en welke categorie persoonsgegevens daarbij wordt gebruikt.
Algemeen
Hieronder vallen onder andere mijnMFFBAS en market readiness.
Doeleinde: MFF verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen hoofdzakelijk om aanpassingen in de marktprocessen te ontwikkelen, vast te leggen en (gelijktijdig) door te voeren in samenwerking met de verschillende marktrollen.
Rechtsgrond: MFF baseert deze verwerkingen op toestemming en gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang is MFF’s belang voor een efficiënte bedrijfsuitvoering.
Categorie persoonsgegevens: NAW-gegevens, contactgegevens, (wettelijke) identificatiegegevens.
Bron: persoonsgegevens kunnen ontvangen worden van de leden en overige partijen.
Nieuwsbrieven
Doeleinde: BAS verwerkt persoonsgegevens om betrokkenen bij releases die BAS uitvoert en geïnteresseerden via e-mail te informeren over de voortgang van de releases en andere activiteiten van MFFBAS die leden en niet-leden aangaan.
Rechtsgrond: dit doet BAS met toestemming van de betrokkene, die zich actief aanmeldt voor de nieuwsbrief, waaronder leden van de vereniging. Voor informatievoorziening rondom de releases wordt geen toestemming gevraagd, omdat deze nieuwsbrieven noodzakelijke informatie bevat voor partijen bij het uitvoeren van een release.
Categorie persoonsgegevens: naam en contactgegevens incl. emailadres.
Human Resources
Doeleinde: BAS verwerkt persoonsgegevens van haar medewerkers, ingehuurd personeel en van sollicitanten. Van medewerkers verwerkt BAS deze gegevens om het dienstverband mogelijk te maken. Van ingehuurd personeel verwerkt BAS deze gegevens om het contract uit te voeren. Van sollicitanten verwerkt BAS ook gegevens, zodat nieuwe medewerkers kunnen worden aangenomen.
Rechtsgrond: de rechtsgrond voor de personeelsadministratie is de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst. De financiële administratie van personeel is een wettelijke verplichting. De rechtsgrond voor ingehuurd personeel is contract. De rechtsgrond voor het gebruik van informatie over sollicitanten is toestemming. De rechtsgrond voor het gebruik van foto’s van medewerkers is toestemming.
Categorie persoonsgegevens: NAW-gegevens, (wettelijk vastgestelde) identificatiegegevens, financiële gegevens, sollicitatiegegevens.
Tevredenheidsonderzoek
Doeleinde: om de dienstverlening van MFF en BAS te verbeteren voeren MFF en BAS tevredenheidsonderzoeken uit.
Rechtsgrond: dit doet BAS op basis van het gerechtvaardigd belang van MFF en BAS om de werkprocessen te verbeteren. Aangezien de betrokkenen waarmee contact wordt gelegd deelnemers aan overleggen van BAS zijn, heeft de contactlegging een minimale impact op hun privacy en prevaleert MFF en BAS’s gerechtvaardigd belang.
Categorie persoonsgegevens: contactgegevens.
Werkt MFF en BAS met andere partijen?
MFF en BAS beperken de gegevensuitwisseling met andere partijen tot het strikt noodzakelijke. MFF en BAS verwerken persoonsgegevens van medewerkers van leden en niet-leden in de energiesector om er zeker van te zijn dat alle relevante organisaties geïnformeerd worden over veranderingen in marktprocessen en de daarbij behorende data-uitwisseling. Daarnaast maken MFF en FBAS gebruik van verschillende externe IT-dienstverleners om tools te gebruiken om de werkzaamheden uit te kunnen voeren, waaronder bijvoorbeeld het uitsturen van enquêtes en nieuwsbrieven. MFF en BAS zorgen ervoor dat de andere partij, zoals de wet voorschrijft, zorgvuldig met de persoonsgegevens omgaat. Als een verwerker wordt ingeschakeld (die namens MFF en/of BAS een verwerking uitvoert), wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. Als het noodzakelijk is, wordt een overeenkomst voor gegevensdeling afgesloten.
Hoe lang gebruiken MFF en BAS de gegevens?
Als er wettelijke bewaartermijnen van kracht zijn, handhaven MFF en BAS deze. Zo worden sollicitatiegegevens binnen vier weken gewist en de salarisadministratie van uit dienst getreden personeel wordt zeven jaar bewaard. Als er geen wettelijke bewaartermijn geldt, worden de persoonsgegevens bewaard zolang als noodzakelijk is voor verwezenlijking van het doeleinde. De bewaartermijnen worden geborgd in een verwerkingenregister.
Hoe gaan MFF en BAS om met cookies?
Op de website wordt gebruik gemaakt van cookies. Wanneer een bezoeker de website voor het eerst bezoekt, wordt er een mededeling getoond waarin wordt uitgelegd waarom de cookies gebruikt worden. Verder gebruik van de website wordt opgevat als toestemming voor dit gebruik van cookies.
Het staat u vrij om cookies uit te schakelen middels uw browser. Houd er wel rekening mee dat het mogelijk is dat de website dan niet meer optimaal werkt.
Met derden die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies en applicaties. Toch hebben wij geen volledige controle op wat de aanbieders van deze applicaties zelf met de cookies doen wanneer zij deze uitlezen. Voor meer informatie over deze applicaties en hoe zij met cookies omgaan, zie graag de privacyverklaringen van deze partijen (let op: deze kunnen regelmatig wijzigen).
Google Analytics
MFF en BAS gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken. Er is een verwerkersovereenkomst met Google gesloten om afspraken te maken over de omgang met de data. Verder is het Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten en tot slot worden de IP-adressen geanonimiseerd.
Wat zijn mijn rechten als betrokkene en hoe roep ik deze in?
Als bij MFF en BAS jouw persoonsgegevens verwerkt worden, heb je verschillende rechten die je kunt inroepen ten aanzien van MFF en BAS:
- Het recht op inzage van je persoonsgegevens.
- Het recht op rectificatie van de persoonsgegevens als je denkt dat de persoonsgegevens feitelijk onjuist of onvolledig zijn.
- Het recht op gegevenswissing als: (1) de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor MFFBAS het verwerkte; (2) je jouw toestemming intrekt; (3) er geen dwingende redenen zijn om de verwerking voort te zetten na jouw bezwaar; (4) er een wettelijke verplichting is voor MFFBAS om de gegevens te wissen.
- Het recht op beperking van de verwerking.
- Het recht op bezwaar tegen de verwerking.
- Het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij, mits de verwerking gegrond is op toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.
- Het recht om je toestemming te allen tijde in te trekken.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) over de verwerking van jouw persoonsgegevens door MFF of BAS.
Alle rechten (behalve het recht om een klacht in te dienen) kun je inroepen door een e-mail te sturen naar privacy@mffbas.nl. Hierin maak je duidelijk welk recht je inroept en (indien wettelijk verplicht) de reden dat je dit recht inroept. MFF en BAS zullen altijd eerst je identiteit verifiëren. Binnen een maand krijg je reactie op het verzoek. Als het niet mogelijk is om jouw verzoek binnen deze periode af te handelen, wordt het termijn verlengd met maximaal 60 dagen waarvan je meteen op de hoogte wordt gesteld. Wil je gebruikmaken van je recht om een klacht in te dienen? Dat kan direct bij de Autoriteit Persoonsgegevens: dien hier een klacht in.
Overige vragen of is er iets onduidelijk?
Je kunt altijd contact opnemen met MFF en BAS via privacy@mffbas.nl.